Unternehmen stehen täglich vor der Herausforderung Dokumente zu archivieren. Gesetzliche Vorgaben und betriebliche Erfordernisse machen dies notwendig. Während Dokumente und Akten in der Vergangenheit im klassischen Papierarchiv abgelegt wurden, spielt in der heutigen Zeit die digitale Dokumentenarchivierung eine zentrale Rolle.
Dokumentenarchivierung
Elektronische Dokumentenarchivierung –
Unterlagen digital, langzeitstabil und
revisionssicher aufbewahren
Warum ist eine digitale Archivierung
von Dokumenten empfehlenswert?
Erfüllung von gesetzlichen Vorgaben
Decken Sie rechtliche Anforderungen ab und speichern Sie Ihre Dokumente gesetzeskonform auf zertifizierten Storage Systemen. So sind Ihre Dokumente unveränderbar und langzeitstabil unter Berücksichtigung von Aufbewahrungsfristen archiviert.
Verfügbarkeit von Dokumenten
Ihre Dokumente sind an zentraler Stelle archiviert und standort- und zeitunabhängig verfügbar. Ein schnelles Finden
von Dokumenten, Belegen und Informationen ist gewährleistet – auch nach mehreren Jahren.
Basis für automatisierte Prozesse
Elektronisch archivierte Dokumente bilden die Grundlage für digitale Geschäftsprozesse. Automatisierte Prozesse von digital archiviertem Schriftgut werden via Workflows gesteuert.
Sparpotenzial
Einsparung von Zeit, Platz und Kosten durch reduzierte Aufbewahrungskosten und Einsparung eines Papierarchives sowie durch schnelle Recherche- und Bearbeitungszeiten.
Digital, zentral & sicher –
das elektronische Archiv
Elektronische Archivierung mit d.velop documents
Im digitalen Archiv von d.velop documents finden all Ihre Dokumente Platz. Angefangen bei Rechnungen, über technische Zeichnungen und Bilder bis hin zu E-Mails. Alle Dokumente werden langzeitstabil und revisionssicher gespeichert. Dabei spielt es keine Rolle, in welchem System die Dokumente erzeugt wurden oder ob es sich um eingescanntes Papier handelt. Die Recherche nach Informationen und Belegen gestaltet sich als äußerst einfach, da diese durch Metainformationen wie z. B. Belegnummer, Kundennamen oder Belegdatum gefunden werden. Über eine Volltextsuche finden Sie die Dokumente auch nach gesuchtem Inhalt.
Technische Voraussetzungen für die digitale
Dokumentenarchivierung mit d.velop documents
Repository
Das Herzstück bei der elektronischen Dokumentenarchivierung ist das Repository. Es verwaltet sämtliche Informationen zu digitalen Daten und Dokumenten, die zu digitalen Akten zusammengefasst werden. Die Basis für das Repository ist ein Server mit einer Datenbank und einem Filesystem. Der Server muss die voraussichtliche Datenmenge verarbeiten können.
Storage
Zur digitalen Archivierung von Dokumenten auf dem eigenen System benötigen Sie ein sog. Content Adressed Storage System (CAS-System) als Langzeitarchivsystem. Hierbei handelt es sich um ein abgeschlossenes Festplattensystem, das durch den internen Aufbau Sorge trägt, dass ein Überschreiben und Ändern von Dokumenten nicht möglich ist.
Integration
Informationen werden in verschiedenen Systemen angefertigt. Das digitale Archiv benötigt eine Verbindung zum Erzeugersystem, damit die Dokumente abgelegt werden können. Nahtlos integriert, greifen Sie dann direkt aus der jeweiligen Anwendung auf die Informationen im Archiv zu. Die User arbeiten im gewohnten Programm.
Leitlinie für die elektronische Archivierung
von Dokumenten
Diese Punkte sind wichtig für Sie:
Mit der elektronischen Archivierung von Dokumenten
legen Sie den Grundstein für weitere digitale Lösungen,
die Sie in der täglichen Arbeit unterstützen.
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Archiv Wechsel » Archiv Migration
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André Bossink
Geschäftsführer
a.bossink@2b-consulting.de
+49 5921 81967-16