Dokumenten­archivierung

Elektronische Dokumentenarchivierung –
Unterlagen digital, langzeitstabil und
revisionssicher aufbewahren

Unternehmen stehen täglich vor der Herausforderung Dokumente zu archivieren. Gesetzliche Vorgaben und betriebliche Erfordernisse machen dies notwendig. Während Dokumente und Akten in der Vergangenheit im klassischen Papierarchiv abgelegt wurden, spielt in der heutigen Zeit die digitale Dokumentenarchivierung eine zentrale Rolle.

Warum ist eine digitale Archivierung
von Dokumenten empfehlenswert?

Erfüllung von gesetzlichen Vorgaben

Decken Sie rechtliche Anforderungen ab und speichern Sie Ihre Dokumente gesetzeskonform auf zertifizierten Storage Systemen. So sind Ihre Dokumente unveränderbar und langzeitstabil unter Berücksichtigung von Aufbewahrungsfristen archiviert.

Verfügbarkeit von Dokumenten

Ihre Dokumente sind an zentraler Stelle archiviert und standort- und zeitunabhängig verfügbar. Ein schnelles Finden
von Dokumenten, Belegen und Informationen ist gewährleistet – auch nach mehreren Jahren.

Basis für automatisierte Prozesse

Elektronisch archivierte Dokumente bilden die Grundlage für digitale Geschäftsprozesse. Automatisierte Prozesse von digital archiviertem Schriftgut werden via Workflows gesteuert.

Sparpotenzial

Einsparung von Zeit, Platz und Kosten durch reduzierte Aufbewahrungskosten und Einsparung eines Papierarchives sowie durch schnelle Recherche- und Bearbeitungszeiten.

Digital, zentral & sicher –
das elektronische Archiv

Elektronische Archivierung mit d.3ecm

Im digitalen Archiv von d.3ecm finden all Ihre Dokumente Platz. Angefangen bei Rechnungen, über technische Zeichnungen und Bilder bis hin zu E-Mails. Alle Dokumente werden langzeitstabil und revisionssicher gespeichert. Dabei spielt es keine Rolle, in welchem System die Dokumente erzeugt wurden oder ob es sich um eingescanntes Papier handelt. Die Recherche nach Informationen und Belegen gestaltet sich als äußerst einfach, da diese durch Metainformationen wie z. B. Belegnummer, Kundennamen oder Belegdatum gefunden werden. Über eine Volltextsuche finden Sie die Dokumente auch nach gesuchtem Inhalt.

Möchten auch Sie vom klassischen Papierarchiv
auf die digitale Variante umsteigen?

Technische Voraussetzungen für die digitale
Dokumentenarchivierung mit d.3ecm

Repository

Das Herzstück bei der elektronischen Dokumentenarchivierung ist das Repository. Es verwaltet sämtliche Informationen zu digitalen Daten und Dokumenten, die zu digitalen Akten zusammengefasst werden. Die Basis für das Repository ist ein Server mit einer Datenbank und einem Filesystem. Der Server muss die voraussichtliche Datenmenge verarbeiten können.

Storage

Zur digitalen Archivierung von Dokumenten auf dem eigenen System benötigen Sie ein sog. Content Adressed Storage System (CAS-System) als Langzeitarchivsystem. Hierbei handelt es sich um ein abgeschlossenes Festplattensystem, das durch den internen Aufbau Sorge trägt, dass ein Überschreiben und Ändern von Dokumenten nicht möglich ist.

Integration

Informationen werden in verschiedenen Systemen angefertigt. Das digitale Archiv benötigt eine Verbindung zum Erzeugersystem, damit die Dokumente abgelegt werden können. Nahtlos integriert, greifen Sie dann direkt aus der jeweiligen Anwendung auf die Informationen im Archiv zu. Die User arbeiten im gewohnten Programm.

Leitlinie für die elektronische Archivierung
von Dokumenten

Diese Punkte sind wichtig für Sie:

Die Aufbewahrung eines Schriftstückes richtet sich nach den gesetzlichen und betrieblichen Erfordernissen

Es muss sichergestellt sein, dass kein Dokument im Archiv oder auf dem Weg dort hin verloren geht

Aktionen, die Änderungen bewirken, müssen protokolliert werden und nachvollziehbar sein

Jedes Dokument muss eindeutig vorhanden sein und zeitnah gefunden werden können

Ein adäquates Berechtigungskonzept steuert die Zugriffe

Die Löschung von Dokumenten darf erst nach seiner Aufbewahrungspflicht erfolgen

Auch bei technischen Änderungen und bei Migrationen müssen die Grundsätze gewährleistet sein

Die Erfüllung aller relevanten Punkte muss Dritten dargestellt werden können

Dokumente müssen unveränderbar archiviert werden

Mit der elektronischen Archivierung von Dokumenten
legen Sie den Grundstein für weitere digitale Lösungen,
die Sie in der täglichen Arbeit unterstützen.

Klicken Sie und sehen Sie sich mögliche Lösungen an.

Archiv Wechsel » Archiv Migration

Sie sind sich unsicher, wie Ihre Dokumente am sinnvollsten aus Ihrem Altsystem in eine neue, passende Lösung migriert
werden können?

Ihre Archivlösung passt nicht mehr zu Ihren Anforderungen?

Das aktuelle Archiv soll durch ein anderes Archiv abgelöst werden?

Oder Sie möchten eine Migration von d.3 zu d.3 durchführen?

Wenn Sie Antworten auf diese Fragen suchen, sprechen Sie uns gerne an. Wir verfügen über eine umfassende Expertise im Bereich der Daten-Migration aufgrund verschiedenster Referenzprojekte.

Haben Sie noch Fragen?

Wir beantworten gerne Ihre Fragen rund um das Thema Dokumentenarchivierung.

Kontaktieren Sie uns telefonisch,
per E-Mail oder über unser Rückrufformular.

André Bossink
Geschäftsführer
a.bossink@2b-consulting.de
+49 5921 81967-16

Menü