Digitale Akten

Nehmen Sie Abschied von
Aktenordnern und Papierstapeln

Wie heißt es so schön? Digitale Akten verstauben nicht! Aber nicht nur das. Im Vergleich zur Papierakte lassen sich Dokumente in digitale Akten einfacher, schneller und standortunabhängig ablegen und wieder finden. Schreibtische voller Ordner und Papierstapel, Duplikate und Schattenakten sowie überfüllte und unübersichtliche Archive gehören der Vergangenheit an.

Das Prinzip von digitalen Akten

Vom Dokument zur digitalen Akte

Die Grundlage bilden digitale Dokumente.
(z. B. eingehende E-Mails, selbst erstellte Dokumente oder eingescanntes Schriftgut). Diese werde zentral im digitalen Archiv abgelegt.

Neue Dokumente werden automatisiert ausgelesen und anhand ihrer Attribute in bereits bestehende digitale Akten einsortiert.

Ist noch keine Akte vorhanden, wird auf Basis der ausgelesenen Informationen automatisch eine neue Akte erstellt.

Prüfung, Bearbeitung, Freigabe, Verteilung und Recherche durch den Sachbearbeiter direkt am Arbeitsplatz.

FACTSHEET

Digitale Akten - Vollständige Übersicht
dank zentraler Datenhaltung

Bringen Sie Ordnung in Ihr Papierchaos mit Hilfe von digitalen Akten und vereinfachen Sie die Verwaltung Ihres Schriftgutes. Ihre Dokumente sind unabhängig von Zeit und Ort verfügbar.

Erhalten Sie weitere Informationen zur digitalen Aktenführung mit d.3ecm.

Papierakte

VS.

Digitale Akte

Ablage

Keine Ablage möglich, wenn Akte im Geschäftsgang

Platzintensive Ablage

Akten und Dokumente können verloren gehen

Direkte Ablage von Dokumenten

Vereinfachung einer Massenablage

Einfaches Auffinden von Akten, auch bei falscher Ablage

Recherche

Gefahr von Aktenverlust, Entwendung oder Beschädigung

Mehrere Versionen im Umlauf, Bildung von Hand- und Schattenakten

Vermeidung von Aktenverlust

Keine Manipulationsmöglichkeit

Einheitlicher aktueller Aktenbestand

Sicherheit

Gefahr von Aktenverlust, Entwendung oder Beschädigung

Mehrere Versionen im Umlauf, Bildung von Hand- und Schattenakten

Vermeidung von Aktenverlust

Keine Manipulationsmöglichkeit

Einheitlicher aktueller Aktenbestand

Die digitale Akte für Ihre Bedürfnisse

Digitale Akten können Sie an vielen Stellen in Ihrem Unternehmen einsetzen.

Kundenakte

Die digitale Kundenakte beinhaltet alle Dokumente, die im Zusammenhang mit einem Kunden stehen, z. B. Angebote, Lieferscheine, Rechnungen oder allgemeinen Schriftverkehr.

Lieferantenakte

Ob Lieferscheine, Angebote oder andere Informationen zum Lieferanten: die digitale Lieferantenakte ist der elektronische Aktenschrank für Ihren Einkauf.

Personalakte

In der digitalen Personalakte werden alle Unterlagen zu Mitarbeitern und Arbeitsverhältnissen zusammengefasst.

Projektakte

Für eine effektive Projektorganisation unterstützt die digitale Projektakte bei der Verwaltung aller Informationen rund um das Projekt.

Auftragsakte

Alle Informationen, die zur Auftragsabwicklung benötigt werden, sind in der digitalen Auftragsakte zusammengefasst.

Reklamationsakte

Transparenz bei Reklamationen: In der digitalen Reklamationsakte werden Informationen, Bilder und EMails zu Reklamation abgelegt.

Produktakte

Den Produktlebenszyklus im Blick: von der ersten Idee, über Skizzen und Zeichnungen bis hin zur finalen Preisliste werden alle Unterlagen zu einem Produkt in der digitalen Produktakte gebündelt.

Fertigungsakte

Ideal für Arbeitsvorbereitung, Qualitätssicherung und Produktion: Alle zur Herstellung relevanten Dokumente stehen in der digitalen Fertigungsakte zentral zur Verfügung.

Maschinenakte

In der digitalen Maschinenakte sind Betriebsanleitungen, Ersatzteilkataloge und Wartungsprotokolle standortunabhängig zu jederzeit einsehbar.

KFZ-Akte

Mit der digitalen KFZ-Akte verwalten Sie alle Dokumente rund um Ihre Fahrzeuge wie Rechnungen, Tankbelege, Versicherungsscheine, Zulassungsscheine oder Unfallgutachten.

Versicherungsakte

Ihre Versicherungen im Blick: ob Haftpflicht, Brandschutz oder Rechtsschutz, die digitale Versicherungsakte organisiert alle Unterlagen rund um Ihren Versicherungsschutz.

Vertragsakte

Mit der digitalen Vertragsakte sind Verträge und zugehörige Notizen für einen berechtigten Personenkreis zu jederzeit griffbereit.

Digitale Akten sind klug

Dokumente können in beliebig viele Akten verknüpft werden, ohne physikalisch mehrfach zu existieren. So stelle Sie sicher, dass jedes Dokument nur einmal vorhanden ist. Ebenso lassen sich Akten, die im gemeinsamem Kontext stehen miteinander verbinden. Ein gängiger Anwendungsfall ist die Verknüpfung einer Projektakte in die zugehörige Kundenakte. Über ein Berechtigungskonzept regeln Sie, ob ein Anwender eine komplette Akte oder nur einzelne Dokumente einsehen darf.

WHITEPAPER

In 3 Phasen zur erfolgreichen
Einführung digitaler Akten

Erfahren Sie in unserem Whitepaper mehr über die erfolgreiche Einführung von digitalen Akten.

Schwerpunkte bilden die Analyse der Bestandsstrukturen, die Einführung der digitalen Akten sowie die Etablierung der
digitalen Akte in Ihrem Unternehmen.

Ihre Vorteile der
digitalen Aktenführung

Alle Informationen in einer Akte

Einfache und intuitive Handhabung

Automatisierte Verknüpfung von Dokumenten zu Akten

Zugriff auf Informationen unabhängig von Ort und Zeit

Permanente Verfügbarkeit der Akte

Vollständigkeit, dank zentraler Datenhaltung

Schnelles Finden von Informationen

Langzeitstabile Aufbewahrung im revisionssicheren Format

Einfache Integration in führende Systeme

Besonders im Trend - die digitale Personalakte

Je mehr Mitarbeiter, desto mehr Sinn macht die digitale Personalakte. Denn die Verwaltung von Personaldokumenten in Papierform bindet extrem viele Ressourcen. Beschleunigen Sie Routinearbeiten, indem Sie diese digital abbilden. Verschaffen Sie Ihren HR-Mitarbeitern mehr Zeit für andere wichtige Aufgaben im Personalwesen. Identifizieren Sie Zeitfresser, die sich digitalisieren lassen. Die digitale Personalakte ist intuitiv und einfach zu bedienen.

Aus diesen Gedanken heraus haben wir unsere elektronische Personalakte ElPa entwickelt.

Sind digitale Akten sicher?

Ja – und zwar sicherer als Ihr Aktenschrank oder die Papierakte auf einem Schreibtisch! Im Zuge der digitalen Aktenführung lassen sich auch sensible Dokumente sicher verwalten. Durch ein individuelles Rechtekonzept, erhalten nur Personen Zugriff und Einblick in Akten, die dazu auch berechtigt sind. Eine Versionierungsfunktion macht Änderungen an Dokumenten nachvollziehbar, außerdem ermöglichen digitale Akten eine revisionssichere Dokumentenhaltung.

Sie möchten zukünftig digitaler arbeiten und interessieren sich für eine digitale Aktenführung?

Wir sind persönlich für Sie da.

André Bossink
Geschäftsführer
a.bossink@2b-consulting.de
+49 5921 81967-16

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