Wie heißt es so schön? Digitale Akten verstauben nicht! Aber nicht nur das. Im Vergleich zur Papierakte lassen sich Dokumente in digitale Akten einfacher, schneller und standortunabhängig ablegen und wieder finden. Schreibtische voller Ordner und Papierstapel, Duplikate und Schattenakten sowie überfüllte und unübersichtliche Archive gehören der Vergangenheit an.
Digitale Akten
Nehmen Sie Abschied von
Aktenordnern und Papierstapeln
Das Prinzip von digitalen Akten
Die Grundlage bilden digitale Dokumente.
(z. B. eingehende E-Mails, selbst erstellte Dokumente oder eingescanntes Schriftgut). Diese werde zentral im digitalen Archiv abgelegt.
Neue Dokumente werden automatisiert ausgelesen und anhand ihrer Attribute in bereits bestehende digitale Akten einsortiert.
Ist noch keine Akte vorhanden, wird auf Basis der ausgelesenen Informationen automatisch eine neue Akte erstellt.
Prüfung, Bearbeitung, Freigabe, Verteilung und Recherche durch den Sachbearbeiter direkt am Arbeitsplatz.
FACTSHEET
Digitale Akten - Vollständige Übersicht
dank zentraler Datenhaltung
Bringen Sie Ordnung in Ihr Papierchaos mit Hilfe von digitalen Akten und vereinfachen Sie die Verwaltung Ihres Schriftgutes. Ihre Dokumente sind unabhängig von Zeit und Ort verfügbar.
Erhalten Sie weitere Informationen zur digitalen Aktenführung.
Papierakte
VS.
Digitale Akte
Ablage
Recherche
Sicherheit
Die digitale Akte für Ihre Bedürfnisse
Digitale Akten können Sie an vielen Stellen in Ihrem Unternehmen einsetzen.
Kundenakte
Die digitale Kundenakte beinhaltet alle Dokumente, die im Zusammenhang mit einem Kunden stehen, z. B. Angebote, Lieferscheine, Rechnungen oder allgemeinen Schriftverkehr.
Lieferantenakte
Ob Lieferscheine, Angebote oder andere Informationen zum Lieferanten: die digitale Lieferantenakte ist der elektronische Aktenschrank für Ihren Einkauf.
Personalakte
In der digitalen Personalakte werden alle Unterlagen zu Mitarbeitern und Arbeitsverhältnissen zusammengefasst.
Projektakte
Für eine effektive Projektorganisation unterstützt die digitale Projektakte bei der Verwaltung aller Informationen rund um das Projekt.
Auftragsakte
Alle Informationen, die zur Auftragsabwicklung benötigt werden, sind in der digitalen Auftragsakte zusammengefasst.
Reklamationsakte
Transparenz bei Reklamationen: In der digitalen Reklamationsakte werden Informationen, Bilder und EMails zu Reklamation abgelegt.
Produktakte
Den Produktlebenszyklus im Blick: von der ersten Idee, über Skizzen und Zeichnungen bis hin zur finalen Preisliste werden alle Unterlagen zu einem Produkt in der digitalen Produktakte gebündelt.
Fertigungsakte
Ideal für Arbeitsvorbereitung, Qualitätssicherung und Produktion: Alle zur Herstellung relevanten Dokumente stehen in der digitalen Fertigungsakte zentral zur Verfügung.
Maschinenakte
In der digitalen Maschinenakte sind Betriebsanleitungen, Ersatzteilkataloge und Wartungsprotokolle standortunabhängig zu jederzeit einsehbar.
KFZ-Akte
Mit der digitalen KFZ-Akte verwalten Sie alle Dokumente rund um Ihre Fahrzeuge wie Rechnungen, Tankbelege, Versicherungsscheine, Zulassungsscheine oder Unfallgutachten.
Versicherungsakte
Ihre Versicherungen im Blick: ob Haftpflicht, Brandschutz oder Rechtsschutz, die digitale Versicherungsakte organisiert alle Unterlagen rund um Ihren Versicherungsschutz.
Vertragsakte
Mit der digitalen Vertragsakte sind Verträge und zugehörige Notizen für einen berechtigten Personenkreis zu jederzeit griffbereit.
Digitale Akten sind klug
Dokumente können in beliebig viele Akten verknüpft werden, ohne physikalisch mehrfach zu existieren. So stelle Sie sicher, dass jedes Dokument nur einmal vorhanden ist. Ebenso lassen sich Akten, die im gemeinsamem Kontext stehen miteinander verbinden. Ein gängiger Anwendungsfall ist die Verknüpfung einer Projektakte in die zugehörige Kundenakte. Über ein Berechtigungskonzept regeln Sie, ob ein Anwender eine komplette Akte oder nur einzelne Dokumente einsehen darf.
WHITEPAPER
In 3 Phasen zur erfolgreichen
Einführung digitaler Akten
Erfahren Sie im Whitepaper unseres Softwarepartners d.velop AG mehr über die erfolgreiche Einführung von digitalen Akten.
Schwerpunkte bilden die Analyse der Bestandsstrukturen, die Einführung der digitalen Akten sowie die Etablierung der
digitalen Akte in Ihrem Unternehmen.
Ihre Vorteile der
digitalen Aktenführung
Besonders im Trend - die digitale Personalakte
Je mehr Mitarbeiter, desto mehr Sinn macht die digitale Personalakte. Denn die Verwaltung von Personaldokumenten in Papierform bindet extrem viele Ressourcen. Beschleunigen Sie Routinearbeiten, indem Sie diese digital abbilden. Verschaffen Sie Ihren HR-Mitarbeitern mehr Zeit für andere wichtige Aufgaben im Personalwesen. Identifizieren Sie Zeitfresser, die sich digitalisieren lassen. Die digitale Personalakte ist intuitiv und einfach zu bedienen.
Aus diesen Gedanken heraus haben wir unsere elektronische Personalakte ElPa entwickelt.
Sind digitale Akten sicher?
Ja – und zwar sicherer als Ihr Aktenschrank oder die Papierakte auf einem Schreibtisch! Im Zuge der digitalen Aktenführung lassen sich auch sensible Dokumente sicher verwalten. Durch ein individuelles Rechtekonzept, erhalten nur Personen Zugriff und Einblick in Akten, die dazu auch berechtigt sind. Eine Versionierungsfunktion macht Änderungen an Dokumenten nachvollziehbar, außerdem ermöglichen digitale Akten eine revisionssichere Dokumentenhaltung.
Sie möchten zukünftig digitaler arbeiten und interessieren sich für eine digitale Aktenführung?
Wir sind persönlich für Sie da.
André Bossink
Geschäftsführer
a.bossink@2b-consulting.de
+49 5921 81967-16