E-Mail
Archivierung

Der richtige Umgang mit Ihrem
zentralen Kommunikations­mittel

Ohne E-Mails funktioniert im Daily Business wenig. Rund 80% der geschäftlichen Kommunikation erfolgt auf dem elektronischen Weg. Daher nimmt die E-Mail Archivierung eine zentrale Rolle bei der Digitalisierungsstrategie vieler Unternehmen ein. Bei E-Mails handelt es sich aber nicht einfach nur um elektronische Post, sondern gleichzeitig auch um kaufmännische Dokumente, für die gesetzliche Aufbewahrungspflichten gelten.

Warum sollten Sie auf E-Mail
Archivierung setzen?

Icon eines Paragraphenzeichen um Gesetzeskonformität im Rahmen von Dokumentenmanagement und E-Mail Archivierung zu zeigen

Rechtssicherheit

Durch die E-Mail Archivierung speichern Sie Ihre elektronische Post vollständig und sicher vor Manipulation. Zugleich dokumentieren Sie alle geschäftsrelevanten Schritte in der Kommunikation. Sie arbeiten revisionssicher und kommen Ihren Pflichten zur Aufbewahrung nach.

Icon eines Servers mit @Zeichen zur Darstellung eines Servers im Rahmen der E-Mail Archivierung

Entlastung der E-Mail Server

E-Mails werden nach definierten Regeln im elektronischen Archiv abgelegt, so reduzieren sich der Speicherbedarf und die Speicherkosten des E-Mail Servers. Durch die geringere Datenlast sinkt zudem die Komplexität des Backups.

Icon eines Pfeils mit der Spitze rechts oben der einen Pfeil darstellt und einer Lupe im Vordergrund

Transparenz in Prozessen

E-Mails stehen unternehmensweit und dauerhaft zur Verfügung und können direkt Vorgängen und Akten zugeordnet werden. Außerdem lassen sich Kommunikationsverläufe schnell wiederherstellen und nachvollziehen.

Businessmann tippt mit Zeigefinger auf einen Briefumschlag, der eine E-Mail symbolisiert als Zeichen für E-Mail Archivierung

E-Mail Management
mit d.velop documents

Verwenden Sie die Lösung aus dem Hause d.velop für Ihr E-Mail Management und archivieren Sie alle ein- und ausgehenden E-Mails rechtskonform. Eine automatische Dubletten Prüfung stellt sicher, dass jede E-Mail tatsächlich nur einmal abgelegt wird. Die E-Mail Archivierung lässt sich flexibel an Ihre Anforderungen anpassen.

Für die E-Mail Archivierung mit d.velop documents gibt es verschiedene Möglichkeiten:

Mit der E-Mail Archivierung von d.velop verhindern Sie den versehentlichen Verlust Ihrer Daten. Außerdem verkürzen Sie die Dauer der Datensicherung und sparen sich eine separate Sicherung von PST-Dateien oder Archivdatenbanken. Ein großer Pluspunkt bei der Verwendung von d.velop documents sind die Funktionalitäten eines Enterprise Content Management Systems sowie die Fähigkeit zur Integration in bestehende Software wie z. B. MS Outlook.

Journalarchivierung

Postfacharchivierung

Funktionspostfach­archivierung

Manuelle Ablage

Kombinierte Archivierung

E-Mail Archivierung mit d.velop documents im Überblick

Integrationsfähigkeit

Revisionssichere Archivierung

Zentrale Archivierung

Client und / oder serverbasiert

ECM-Funktionalitäten

Automatische Archivierung

Mit der E-Mail Archivierung mit d.velop documents zollen Sie nicht nur den gesetzlichen Anforderungen Tribut, sondern treffen auch eine vernünftige Vorsichtsmaßnahme, mit der Sie sich gegen versehentliche oder mutwillige Datenverfälschung oder -verlust absichern.

Die Implementierung der d.velop Archivlösung gestaltet sich sehr unkompliziert. Es erfolgt eine einmalige Konfiguration. Im Anschluss werden die E-Mails nach definierten Regeln archiviert. So können Sie auch eine Überwachung von Funktionspostfächern wie z. B. buchhaltung@… einrichten.

Gemäß Ihren Anforderungen kann die E-Mail Archivierung server- oder clientbasiert oder auch im Mix erfolgen. Bei der ersten Variante werden alle ein- und ausgehenden E-Mails revisionssicher im Archiv abgelegt, wobei die E-Mails und Anhänge in einem langzeitstabilen Format gespeichert werden. Bei der clientbasierten E-Mail Archivierung entscheidet der Mitarbeiter selbst, welche Informationen ins digitale Archiv gelangen.

d.velop documents kann in Ihren E-Mail Client integriert werden, so dass von dort aus die digitale Aktenstruktur aufgerufen wird. Eine einfache Ablage per Drag&Drop ist möglich.

Sie möchten die Vorteile und Einsatzmöglichkeiten
der E-Mail Archivierung
mit d.velop documents live erleben?

Dies zeigen wir Ihnen gerne in einer auf Sie
zugeschnittenen Demo. Vereinbaren Sie einfach
einen Termin mit uns!

E-Mail Archivierung
und Prozessdigitalisierung
gehen Hand in Hand

E-Mail Management und
gleichzeitig Prozesse digitalisieren

Eingehende E-Mails werden automatisiert nach den von Ihnen definierten Regeln in Ihr elektronisches Archiv überführt. Eine Überwachung von Funktionspostfächern wie z. B. rechnung@… bietet sich an. Hier können Rechnungen, die in Form von Anhängen beigefügt sind, herausgetrennt und via Workflow weitergeleitet werden. So minimieren Sie den Aufwand bei der Bearbeitung von eingehenden E-Mails und entlasten Ihre Mitarbeiter. Gleichzeitig steigt der Digitalisierungsgrad in Ihrem Unternehmen.

E-Mail Archivierung:
Das sagt der Gesetzgeber

Stellen Sie sich die Frage, welche E-Mails Sie eigentlich archivieren müssen? Die gesetzliche Grundlage ergibt sich aus dem Handelsgesetzbuch (HGB), als auch aus der Abgabenordnung (AO) in Verbindung mit den Grundsätze der ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Demnach gilt: es sind alle E-Mails aufzubewahren, die steuerlich relevant sind, wie z. B. Geschäftsbriefe oder Buchungsbelege. Dabei ist zu beachten, dass Sie ein System verwenden, mit welchem Sie die Unveränderbarkeit der relevanten Daten nachweisen können.

Lesen Sie hier das Schreiben (Neufassung) des Bundesministerium der Finanzen vom 28.11.2019 zu den GoBD.

Die Anforderungen der GoBD
im Überblick

Icon eines Kopfes mit drei kreisförmigen Linien, die einen Gedankengang darstellen

Nachvollziehbarkeit

Sachverhalte müsse für sachverständige Dritte transparent sein.

Icon eines Klemmbrettes mit Schriftstück auf welchem Häkchen und Linien zu sehen sind zur Darstellung von Vollständigkeit bei der E-Mail Archivierung und im Rahmen des Dokumentenmanagement

Vollständigkeit

Ihre Unterlagen dürfen keine Lücken aufweisen. Aufzeichnungen müssen richtig, vollständig, geordnet und zeitgerecht vorgenommen werden.

Icon einer Uhr, die elf Uhr anzeigt und eine Linie mit Kreisen als Darstellung für eine chronologische Reihenfolge

Ordnungsmäßigkeit

Geschäftsvorfälle müssen zeitnah und chronologisch gebucht werden.

Icon in Form eines Kreises mit Häkchen in der Mitte zur Darstellung von Eigenschaften wie richtig, schnell, gut im Rahmen von Dokumentenmanagement und E-Mail Archivierung

Richtigkeit

Ein Geschäftsvorgang muss tatsächlich stattgefunden haben und mit Belegen abgebildet werden.

Icon mit zwei Dokumenten und zwei Pfeilen, die die Unveränderbarkeit von Dokumenten im Zuge von Dokumentenmanagement, E-Mail Archivierung und Archivierung von Dokumenten widerspiegeln

Unveränderbarkeit

Dokumente dürfen nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist.

Icon eines Sicherheitsschlosses zur Darstellung von einer sicheren Archivierung von Dokumenten und E-Mails

Sicherheit

Eine ordnungsgemäße Archivierung muss sichergestellt und Unterlagen vor Verlust geschützt sein.

Sie wünschen einen
Beratungstermin?

Gerne informieren wir Sie zum Thema E-Mail Management / E-Mail Archivierung im Allgemeinen
und zu den Möglichkeiten mit d.velop documents. Gemeinsam mit Ihnen erarbeiten wir die
richtige Strategie zum Umgang mit E-Mails in Ihrem Unternehmen.

Wir sind persönlich für Sie da:

André Bossink
Geschäftsführer
a.bossink@2b-consulting.de
+49 5921 81967-16

Menü