Dokumenten­management

Mit Enterprise Content Management
alle Dokumente, Informationen und
Prozesse perfekt im Griff

Ist von Dokumentenmanagement die Rede fallen unweigerlich die Begriffe DMS (Dokumentenmanagement) und ECM (Enterprise Content Management). Häufig werden beide Begriffe Synonym verwendet, was aber nicht ganz richtig ist.

Grafik, die Dokumentenmanagement als Teil von Enterprise Content Management darstellt

Ein DMS-System verhilft Unternehmen zu einer effizienten Verwaltung und Archivierung von elektronischen Dokumenten

ECM-Systeme sind komplexer als DMS-Systeme, da nicht nur Dokumente, sondern sämtliche Unternehmensinformationen organisiert und an zentraler Stelle zusammengeführt werden

ECM-Systeme beinhalten einen vielfältigen Funktionsumfang zum Erfassen, Finden, Austauschen, Speichern und Archivieren von elektronischen Dokumenten

ECM-Systeme bilden die Basis für elektronische Dokumenten- und Geschäftsprozesse

ECM im Zusammenspiel mit
Ihrer IT Umgebung

Dokumente werden in verschiedenen Anwendungen erzeugt. Bestellungen, Auftragsbestätigungen und Lieferscheine kommen aus dem ERP-System, Schriftverkehr und Statistiken aus MS Office, Verträge werden gescannt und eine Vielzahl an Unterlagen wird in fachspezifischen Programmen erstellt.

Über Schnittstellen und intelligente Integrationsmöglichkeiten lässt sich ein ECM-System bedarfsgerecht in Ihre vorhandene IT-Umgebung eingliedern, so dass Ihre Dokumente im ECM-System archiviert werden und für automatisierte Geschäftsprozesse und Workflows zur Verfügung stehen.

Grafik, die Dokumentenmanagement als Mittelpunkt zu Dokumenten und IT-Systemen zeigt.

Modernes Dokumentenmanagement
für Ihre Digitalisierung

Ihre Mehrwerte durch ein Enterprise
Content Management System

Icon Eurozeichen in einem Kreis, der in einem Pfeil nach unten endet

ECM reduziert
Kosten

ECM birgt Sparpotenzial in Bezug auf Arbeitszeit und Archivkosten.

Icon mit Uhr im Hintergrund und Stapel mit Münzen im Vordergrund

ECM erhöht die Effizienz Ihrer Mitarbeiter

ECM beschleunigt Routinearbeiten und schafft damit freie Kapazitäten.

Icon mit drei Pfeilen die außen einen Kreis bilden und mit drei weiteren Pfeilen, die von links unten nach rechts oben zeigen als Symbol für Prozessoptimierung

ECM optimiert Ihre Prozesse

Mit ECM bilden Sie Ihre Prozesse transparent ab, verringern die Prozesslaufzeiten und steigern die Prozessqualität.

Icon mit einem kleingeschriebenen i in der Mittes eines Kreises

ECM ist die zentrale
Informationsplattform

ECM zentralisiert Ihr Unternehmenswissen, verbessert die Zusammenarbeit, schafft Transparenz und Nachvollziehbarkeit.

Icon mit angedeuter Weltkugel im Hintergrund und Lupe im Vordergrund

ECM ist präsent

Mit ECM stehen Ihre Informationen global zur Verfügung und zwar zu jeder Zeit, am Desktop, mobil, on- oder offline.

Icon Dokument im Hintergrund und Häckchen im Vordergrund

ECM schafft
Compliance

Verwalten Sie Ihr Schriftgut gesetzeskonform und archivieren Sie Dokumente revisionssicher mit ECM.

Kommen Ihnen diese Probleme bei der
Informationsverwaltung bekannt vor?

Dokumente und Informationen werden nicht oder falsch abgelegt.

Es ist aktuell nicht möglich, mit nur einem Klick auf alle digitalen Inhalte aus ERP, E-Mail Postfach und Fremdlösungen zuzugreifen.

Gesetzliche Vorgaben zur Aufbewahrung und Archivierung müssen erfüllt werden.

Das tägliche Volumen an strukturierten und unstrukturierten Informationen wird immer größer.

Rasche Entscheidungen können nicht getroffen werden, weil Informationen fehlen oder erst mühsam beschafft werden müssen.

Sie arbeiten sowohl mit digitalen Akten, als auch mit Papierakten.

Wir archivieren alles und zwar irgendwie.

Erforderliche Informationen sind im richtigen Prozessschritt nicht oder schwer verfügbar.

Ihre Mitarbeiter wissen nicht, welche Informationen wo abgelegt werden müssen.

Finden Sie sich in den genannten Punkten
ganz oder teilweise wieder?

Nehmen Sie Kontakt zu uns auf.
Wir entwickeln gemeinsam mit Ihnen ein ECM-Konzept, das auf Ihr Unternehmen und Ihre Bedürfnisse abgestimmt ist und Ordnung in die Daten- und Dokumentenflut und Ihre Prozesse bringt.

Unsere Empfehlung:
Definieren Sie eine ECM Strategie

Wenn Sie alle vorhandenen und eingehenden Informationen optimal nutzen, erzielen Sie entscheidende Wettbewerbsvorteile. Daher raten wir Ihnen, das Thema Dokumentenmanagement und Informationsmanagement strategisch anzugehen, um den gesamten Lebenszyklus geschäftsrelevanter Unterlagen gewinnbringend zu organisieren.

Definieren Sie Standards, so das Ihr Unternehmenscontent frei von Redundanzen vorgehalten wird und Ihre Dokumente gesetzeskonform archiviert sind. Intelligente Suchwerkzeuge und Integrationsmöglichkeiten gewährleisten einen einfachen und schnellen Zugriff auf Ihre Daten, ohne das ein Wechsel zwischen verschiedenen Systemen notwendig ist.

Gut aufgestellt mit d.velop documents

Grafik mit den drei Stufen des Dokumentenmanagements, die unterste Stufe ist Archiv, die mittlere Stufe ist Dokumentenmanagement und die oberste Stufe ist Workflow

Setzen auch Sie auf d.velop documents aus dem Hause d.velop – und arbeiten mit einem der führenden Systeme im Bereich ECM und Dokumentenmanagement auf dem deutschen Markt. Organisieren Sie effektiv Ihre Informationen und digitalisieren Sie Ihre Geschäftsprozesse innovativ und mit modernsten Technologien.

Die 2B Consulting GmbH begleitet Sie als d.velop Partner bei einer Systemeinführung oder – erweiterung vom ersten Gespräch an bis über das Projektende hinaus.

Dokumentenmanagement OnPrem oder in der Cloud?

Icon zwei Servern und Dach, zur Darstellung von einem lokalen Server und Speicherung OnPrem

OnPrem

Icon einer Wolke mit zwei Pfeilen, zur Darstellung von Cloud Computing

Cloud

Der Trend geht zur Cloud. Daher stellen sich viele Unternehmen die Frage, ob es sinnvoller ist, das Dokumentenmanagement in die Cloud zu verlagern oder die Software auf eigenen Servern (OnPrem) zu hosten.
Letztendlich lässt sich diese Frage nur individuell beantworten.

Viele Firmen bauen auf gewachsenen und komplexen IT-Strukturen auf, die einen Wechsel in die Cloud wenig attraktiv machen. Hinzu kommt, dass es vielen Unternehmen wichtig ist, dass die Server im eigenen Haus stehen und ein großer Spielraum für individuelle Anpassungen besteht.

Für den Cloud Betrieb spricht wiederum, dass keine Hardwarekomponenten beschafft werden müssen und einem kostengünstigen und schnellen Einstieg nichts im Wege steht. Zudem reduziert sich der Aufwand in den Bereichen Softwarepflege und interner IT.

Als autorisierter Partner des Herstellers d.velop beraten und betreuen wir Sie umfassend.

Haben Sie Fragen zum Dokumentenmanagement oder zu d.velop documents
oder möchten Sie einen Demo Termin vereinbaren?

Nehmen Sie Kontakt zu uns auf.
Wir zeigen Ihnen, wie Sie d.velop documents optimal einsetzen können.

André Bossink
Geschäftsführer
a.bossink@2b-consulting.de
+49 5921 81967-16

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